Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses penyusutan arsip di Depot
Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan, dan untuk
mengetahui kendala yang dihadapi dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip di
Depot Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan.
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif
kualitatif, dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi, dan
dokumentasi. Adapun teknik analisis yang digunakan adalah reduksi data,
penyajian data, dan penarikan kesimpulan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa kegiatan penyusutan arsip di Depot
Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan meliputi
tiga kegiatan yaitu pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip.
Kegiatan ini dimulai sejak tahun 2017 dan telah dilakukan secara rutin satu kali
dalam setiap tahun. Proses pemindahan arsip inaktif di Depot Arsip meliputi
penyeleksian arsip inaktif, penataan arsip inaktif, pembuatan daftar arsip inaktif,
pembuatan berita acara pemindahan arsip inaktif, dan penerimaan arsip. Proses
pemusnahan arsip di Depot Arsip meliputi pembentukan panitia atau tim penilai
arsip, penyeleksian arsip berupa penilaian atau penelitian arsip oleh tim penilai
arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian oleh tim panitia penilai arsip
berupa persetujuan atau verifikasi dari SKPD asal arsip, permintaan persetujuan
kepada ANRI, penetapan arsip musnah berupa SK gubernur Kalimantan Selatan,
dan pelaksanaan pemusnahan arsip. Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang
sudah mencapai jangka waktu retensi selama 10 tahun. Sedangkan proses
penyerahan arsip di Depot Arsip meliputi proses yang lebih formal, dengan berita
acara dan daftar arsip yang diserahkan. Arsip yang diserahkan berupa arsip statis.
Adapun kendala yang dihadapi dalam melaksanakan kegiatan penyusutan arsip di
Depot Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan ini
adalah kurangnya sumber daya manusia, proses antrian verifikasi berkas yang
masuk ke pimpinan memerlukan waktu yang lama, keterbatasan sarana dan
prasarana, dan kurangnya daya listrik yang tidak memadai